มักมีคนสอบถามผมอยู่เสมอว่า ควรเลือกซื้อ ระบบบัญชี ของผู้ผลิตรายใดดี เพราะ มีให้เลือกอยู่มากมายหลายราย ซึ่งผมก็ให้หลักเกณฑ์ เป็นมาตรฐาน ในการตัดสินใจ ไว้เป็นประเด็นหลัก ๆ ดังต่อไปนี้
- ต้องใช้งานง่าย
ผู้ใช้งานในแต่ละบริษัท จะมีหลากหลายประเภท ความรู้แตกต่างกันหลายระดับ โปรแกรมบัญชี ที่ดีต้องใช้งานง่าย แม้พนักงานที่จบแค่เพียงชั้นประถม ก็สามารถทำความเข้าใจ และใช้งานได้ โดยการศึกษาได้จาก หน้าจอทำงาน ได้ด้วยตนเอง - ต้องมีความยืดหยุ่น
ความยืดหยุ่น ในที่นี้ หมายถึง ความยืดหยุ่น ในการประยุกต์ ให้สามารถใช้งานได้กับ ประเภทธุรกิจ ได้หลากหลาย ธุรกิจ ที่ระบบบัญชีส่วนใหญ่ไม่สามารถ นำไปใช้งานได้ เช่น ธุรกิจ ขาย ไม้, หิน, ข้าว, เหล็ก, ผ้า, ขายฝาก, ชิปปิ้ง เป็นต้น - ความถูกต้องในการทำงาน
ในการทำงานของระบบ เมื่อมีการป้อนรายการ 1 รายการ ข้อมูลจะถูกนำไปบันทึก ในแฟ้มข้อมูล หลายๆ จุด พร้อมๆ กัน ตัวอย่างเช่น เมื่อป้อน รายการบิลขาย ระบบนอกจากจะพิมพ์ใบส่งของ/ ในกำกับภาษี ออกกระดาษแล้ว ภายในเครื่อง จะไปบันทึกขัอมูลอีกมากมาย เช่น บันทึกตั้งลูกหนี้, ทำรายงานภาษีขาย, ตัดสต็อกสินค้า, สรุปยอดขายตามลูกค้า/ พนักงานขาย/ สินค้า หรือแม้กระทั่งทำหน้าที่แทนนักบัญชีลง DR , CR และออกรายงานงบการเงินต่างๆ ได้ อัตโนมัต - ความคล่องตัวของบริษัท
ลองคิดดูซิครับว่า ถ้าวันดี คืนดี กรมสรรพากร ออกกฎเกณฑ์บางอย่างขึ้นมาใหม่ จะเกิดอะไรขึ้น ? - ความมั่นคงของบริษัทผู้ขาย
วงการนี้ ใน 10 ปี ที่ผ่านมา จะมีระบบบัญชี รายใหม่ๆ ผลิตออกมา อยู่ตลอดเวลา แต่ด้วยการแข่งขันทางธุรกิจ จะเห็นได้ว่า บริษัทใหม่เหล่านั้น สามารถดำเนินกิจการ อยู่รอดได้ น้อยมาก - บริการหลังการขาย
หากเราเลือกนำระบบบัญชี รายใด มาใช้งานในบริษัท นั่นหมายความว่า ทุกวัน คุณต้องเกี่ยวข้องกับระบบบัญชีรายนั้นๆ ดังนั้น เมื่อการทำงานติดขัด คุณต้องสามารถได้รับการบริการได้อย่างรวดเร็ว - หุ้นส่วนของบริษัท มีส่วนในการพัฒนาโปรแกรม
ในการพัฒนาระบบบัญชี ต้องเขียนโปรแกรม นับเป็น ล้านบรรทัด ลอกนึกภาพดู ถ้าพนักงานคนนั้น ลาออก พนักงานคนใหม่จะสามารถ ทำงานแทนได้? และถ้า อีก 2 ปี พนักงานใหม่ คนนั้นเกิดลาออกอีก ?